FLUJO GENERAL DE PAQUETES
Cada paquete en Bee Solutions Tracking pasa por una cadena de estados desde que sale de Estados Unidos hasta que se entrega al destinatario final en Cuba. Aqui se explica cada etapa, quien es responsable, y que puede suceder en cada paso.
Los 9 Estados del Paquete
1
Salida USA
El paquete ha sido registrado en el sistema y ha salido del almacen en Estados Unidos. La agencia lo entrega a la empresa de logistica. Se genera un numero HBL unico que sirve para rastrearlo en todo el proceso. El administrador crea la guia de envio y asocia los paquetes, ya sea manualmente o importando desde un archivo Excel.
Responsable: Administrador / Agencia
▼
2
Transitaria
El paquete esta en manos de la empresa de transito internacional (transitaria). Se encuentra en proceso de traslado hacia Cuba. Este estado se actualiza cuando el administrador confirma que la carga fue entregada a la transitaria. No hay acciones de usuario durante este paso — es un estado de espera.
Responsable: Administrador
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3
Aduana
El paquete ha llegado a Cuba y esta en proceso aduanal. Se realizan las verificaciones, clasificacion arancelaria y tramites correspondientes. El administrador actualiza el estado cuando recibe confirmacion de que la carga paso aduana satisfactoriamente.
Responsable: Administrador
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4
Pendiente Recepcion
El paquete ha pasado aduana y esta listo para ser recibido fisicamente en el almacen principal de Cuba. Este es un estado de transicion: la carga ya esta en Cuba pero aun no ha sido verificada fisicamente pieza por pieza.
Responsable: Administrador
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5
Recepcion Cuba
El paquete ha sido recibido y verificado fisicamente en el almacen principal de Cuba. El administrador crea una recepcion, selecciona los paquetes que efectivamente llegaron, y confirma. Los paquetes que estaban en la guia pero no llegaron fisicamente pasan a estado "Faltante Origen" y se genera una incidencia automatica.
Responsable: Administrador
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6
Transito
El paquete ha sido incluido en un despacho y esta en camino hacia un Centro de Distribucion (CD) o directamente a un Territorio. El administrador o el operador del CD crea el despacho, agrega tramos (destinos), asigna paquetes a cada tramo, verifica el contenido y cierra el despacho. Al cerrar, todos los paquetes incluidos pasan automaticamente a "Transito".
Responsable: Administrador / CD Operador
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7
Recepcion CD
El paquete ha llegado al Centro de Distribucion y ha sido confirmado en la recepcion del tramo. El operador del CD abre el tramo, marca los paquetes recibidos (por lista, escaner o Excel), resuelve conflictos si hay faltantes o extras, y confirma la recepcion. Los paquetes confirmados pasan a "Recepcion CD" y quedan en el inventario del CD listos para ser redespachados.
Responsable: CD Operador
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8
Territorio
El paquete ha llegado a la zona de entrega final. El encargado de territorio confirmo su recepcion del tramo despachado desde el CD. El paquete queda en el inventario del territorio, listo para ser entregado al destinatario. El encargado puede ver la informacion del destinatario, direccion y telefono para coordinar la entrega.
Responsable: Territorio Encargado
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9
Entregado
El paquete ha sido entregado al destinatario final. El encargado de territorio confirma la entrega subiendo una foto como evidencia, registrando el nombre de la persona que recibio, y opcionalmente agregando notas. La foto y los datos quedan almacenados como comprobante permanente en el sistema.
Responsable: Territorio Encargado
Estado Especial: Faltante Origen
Faltante Origen — Cuando un paquete fue registrado en una guia pero NO se encontro fisicamente durante la recepcion en Cuba, el sistema lo marca como "Faltante Origen". Esto genera automaticamente una incidencia para investigacion. El paquete sale del flujo normal hasta que se resuelva: puede aparecer en un envio posterior, o confirmarse como perdido.
Resolucion de Conflictos en Recepciones
En cada recepcion (tanto en CD como en Territorio), pueden ocurrir dos tipos de conflictos. El sistema presenta opciones claras para resolver cada uno:
Paquetes Faltantes (despachados pero no recibidos)
Pendiente proximo despacho: El paquete no llego pero se espera que venga en el siguiente envio. Queda marcado internamente para seguimiento sin abrir incidencia.
Reportar incidencia: Se abre una incidencia formal de tipo "no recibido en destino". Queda registrada para investigacion con los datos del despacho, tramo y fecha.
Confirmar manualmente: El paquete si llego pero no fue escaneado o marcado correctamente. Se confirma su recepcion de forma manual.
Paquetes Extras (recibidos pero no estaban en el despacho)
Registrar recepcion: Se busca el paquete en el sistema global por HBL. Si se encuentra, se registra su recepcion en esta ubicacion y se actualiza su estado.
Reportar incidencia: Si el paquete no se encuentra en el sistema o no deberia estar ahi, se abre una incidencia de tipo "recibida fuera de despacho" para investigacion.
Preguntas Frecuentes
Un paquete puede saltar estados o retroceder?▼
El flujo es secuencial — cada paquete avanza estado por estado. No se pueden saltar etapas en condiciones normales. Retroceder solo es posible por el administrador en casos excepcionales (por ejemplo, si se marco como entregado por error). El sistema registra cada cambio en el timeline del paquete para mantener trazabilidad completa.
Que pasa si un paquete se pierde entre despachos?▼
Al confirmar la recepcion de un tramo, el sistema compara automaticamente los paquetes despachados contra los recibidos. Los no recibidos aparecen como "faltantes" con tres opciones: esperar al proximo despacho, abrir incidencia formal, o confirmar manualmente si fue un error de escaneo. La incidencia queda vinculada al paquete, despacho y tramo especificos, con seguimiento hasta su resolucion.
Cuantas veces puede pasar un paquete por un CD?▼
Un paquete puede pasar por multiples CDs antes de llegar a su territorio final. Por ejemplo: Almacen Cuba → CD Principal → CD Aliado → Territorio. Cada transito entre ubicaciones genera un despacho con su tramo correspondiente, y cada recepcion queda registrada en el historial.
Quien puede ver el estado de un paquete?▼
Depende del rol: el administrador ve todos los paquetes del sistema. Una agencia solo ve los paquetes de sus guias. Un operador de CD ve los paquetes en su centro de distribucion. Un encargado de territorio ve los paquetes asignados a su zona. El buscador publico permite a cualquier persona rastrear un paquete por su HBL sin necesidad de cuenta.
MODULO ADMINISTRADOR
El panel de control completo del sistema. Desde aqui se gestiona todo el proceso logistico: creacion de guias, importacion de paquetes, recepciones en Cuba, armado de despachos, monitoreo de entregas, resolucion de incidencias y configuracion general.
1. Gestion de Guias
Una guia es el documento maestro que agrupa un conjunto de paquetes enviados desde USA. Cada guia tiene un numero unico, una agencia asociada, y una lista de paquetes.
Flujo: Crear una Guia
1
Ir a Guias → Nueva GuiaSelecciona la agencia remitente e ingresa el numero de guia proporcionado por la agencia o generado internamente.
2
Agregar PaquetesUna vez creada la guia, accede a ella y agrega paquetes uno por uno (ingresando HBL, peso, descripcion, datos del destinatario) o importa masivamente desde Excel.
3
Verificar y ConfirmarRevisa que todos los datos esten correctos: cantidad de paquetes, peso total, datos de destinatarios. La guia queda lista para el proceso logistico.
Opciones disponibles en una guia: Ver detalle completo, editar informacion, ver lista de paquetes con estado individual, acceder al detalle de cada paquete con su timeline.
2. Gestion de Paquetes
Los paquetes son la unidad central del sistema. Cada uno tiene un HBL unico, datos del destinatario, peso, descripcion, y un timeline que registra cada evento de su vida.
Flujo: Importar Paquetes desde Excel
1
Ir a Paquetes → ImportarSelecciona un archivo .xlsx o .csv con los datos de los paquetes.
2
Mapeo de ColumnasEl sistema detecta las columnas del archivo y te permite mapearlas a los campos requeridos: HBL, peso, descripcion, nombre del destinatario, provincia, municipio, telefono, etc.
3
Vista Previa y ValidacionRevisa los datos importados. El sistema marca errores (HBLs duplicados, campos obligatorios vacios, provincias no encontradas). Corrige antes de confirmar.
4
Confirmar ImportacionLos paquetes se crean en el sistema con estado "Salida USA" y quedan asociados a la guia seleccionada.
Opciones disponibles en cada paquete
Ver detalle: Timeline completo con todos los eventos, cambios de estado, escaneos, recepciones y comentarios.
Ver ubicacion actual: En que almacen, CD o territorio se encuentra fisicamente el paquete.
Ver incidencias: Lista de incidencias asociadas al paquete (si las hay) con su estado de resolucion.
Datos del destinatario: Nombre, provincia, municipio, telefono y direccion de entrega.
3. Recepciones Cuba
Las recepciones en Cuba son el primer punto de verificacion fisica. Aqui se confirma que los paquetes que estaban registrados en las guias efectivamente llegaron al pais.
Flujo: Registrar una Recepcion
1
Ir a Recepciones → Nueva RecepcionCrea una nueva recepcion indicando la fecha y notas opcionales.
2
Seleccionar Paquetes RecibidosMarca los paquetes que fisicamente llegaron. Puedes buscar por HBL, filtrar por guia, o seleccionar lotes completos.
3
Confirmar RecepcionLos paquetes marcados pasan a "Recepcion Cuba". Los paquetes de las guias que NO fueron marcados pasan a "Faltante Origen" y se generan incidencias automaticas.
4. Despachos
Un despacho es el envio de paquetes desde una ubicacion hacia uno o varios destinos. Cada despacho contiene "tramos" — cada tramo es un destino especifico (un CD o un territorio) con su propia lista de paquetes.
Flujo: Crear un Despacho
1
Ir a Despachos → Nuevo DespachoSelecciona la ubicacion de origen (el almacen o CD desde donde se despacha).
2
Agregar TramosDefine uno o mas destinos. Cada tramo tiene: tipo de destino (CD o Territorio), la ubicacion especifica, y la lista de paquetes que van hacia ese destino.
3
Asignar Paquetes a TramosSelecciona del inventario de la ubicacion origen cuales paquetes van en cada tramo. Puedes buscar por HBL, filtrar por provincia o municipio del destinatario.
4
Verificar el DespachoRevisa cada tramo: cantidad de paquetes, peso total, lista detallada. Puedes escanear paquetes para verificar que coincidan con lo asignado.
5
Cerrar el DespachoAl cerrar, los paquetes pasan a estado "Transito" automaticamente. Se genera el manifiesto del despacho. Ya no se pueden modificar los tramos.
Estados de un despacho
Borrador: En proceso de armado. Se pueden agregar/quitar paquetes y tramos libremente.
En verificacion: El despacho esta siendo verificado fisicamente antes de cerrar.
Cerrado: El despacho fue confirmado y esta en transito. No se puede modificar.
5. Recepciones Internas
Las recepciones internas permiten al administrador confirmar la llegada de tramos despachados a CDs y territorios. Es la misma funcionalidad que tienen los operadores de CD y territorio, pero centralizada para supervision.
Modos de confirmacion
Por tramo: Selecciona un tramo especifico y confirma los paquetes recibidos uno por uno o en lote.
Manual: Busca paquetes individuales por HBL y confirma su recepcion sin necesidad de estar vinculado a un tramo especifico.
6. Incidencias
Las incidencias documentan cualquier problema que ocurra durante el proceso logistico. Cada incidencia esta vinculada a un paquete y tiene un ciclo de vida propio con seguimiento.
Tipos de incidencia disponibles
Faltante origen: El paquete estaba registrado pero no llego fisicamente a Cuba.
Faltante recepcion: El paquete fue despachado pero no llego al destino.
Sobrante recepcion: Se recibio un paquete que no estaba en el despacho.
Problema fisico: El paquete llego danado, abierto o en mal estado.
Entrega fallida: No se pudo entregar al destinatario (ausente, direccion incorrecta, rechazo).
No recibido en destino: Reportado automaticamente cuando un paquete faltante es marcado para incidencia en la recepcion.
Transitaria / Aduana: Problemas durante el transito internacional o en proceso aduanal.
Sin movimiento / Retencion prolongada: El paquete lleva mucho tiempo sin cambiar de estado.
Ciclo de Vida de una Incidencia
1
CreacionSe crea manual o automaticamente (por el sistema durante recepciones). Se asocia al paquete y se describe el problema.
2
AbiertaLa incidencia esta activa y pendiente de resolucion. Se pueden agregar notas de seguimiento y asignar a un usuario responsable.
3
En investigacionSe esta investigando activamente. Se agregan notas con hallazgos y avances.
4
Resuelta / DescartadaSe cierra con una resolucion (el paquete aparecio, se confirmo perdido, se reembolso, etc.) o se descarta si fue un error.
7. Usuarios, Agencias y Configuracion
👥
Gestion de Usuarios
Crear usuarios, asignar roles (admin, cd_operador, territorio_encargado, agencia) y vincular cada usuario a una ubicacion especifica. El rol y la ubicacion determinan que datos puede ver y que acciones puede realizar en el sistema.
🏢
Gestion de Agencias
Registrar agencias que envian paquetes, con su nombre, contacto y datos. Las agencias luego pueden acceder al portal para ver sus guias y paquetes.
⚙
Configuracion
Administrar ubicaciones del sistema (almacenes, CDs, territorios), provincias y municipios de Cuba, y parametros generales.
Preguntas Frecuentes — Administrador
Que formato necesita el Excel para importar paquetes?▼
El archivo debe ser .xlsx o .csv con columnas que incluyan al menos: HBL (numero unico del paquete), peso, descripcion del contenido, nombre del destinatario, provincia y municipio de destino. Al subir el archivo, el sistema te muestra las columnas detectadas y puedes mapearlas manualmente a los campos del sistema. Se validan los datos antes de la importacion final.
Puedo modificar un despacho despues de cerrarlo?▼
No. Una vez cerrado, el despacho es inmutable para mantener la integridad del registro. Si hubo un error, la solucion es resolver los conflictos en la recepcion del destino: los paquetes que no debieron ir se marcan como "extras", y los faltantes se documentan con incidencias o se esperan al proximo despacho.
Como veo las entregas de un territorio especifico?▼
En Entregas, selecciona el territorio que quieres revisar. Veras la lista de paquetes entregados con fecha, foto de evidencia, nombre del receptor y notas. Tambien puedes ver los paquetes pendientes de entrega en cada territorio.
Que tipos de ubicaciones existen en el sistema?▼
Hay tres tipos: CD Principal (almacen principal de Cuba donde se reciben los envios internacionales), CD Aliado (centros de distribucion secundarios que reciben paquetes del CD principal) y Territorio (zonas de entrega final donde se realiza la ultima milla). Un paquete puede pasar por multiples CDs antes de llegar a su territorio.
BUSCADOR PUBLICO
El buscador publico permite a cualquier persona rastrear el estado de un paquete sin necesidad de crear una cuenta. Solo se necesita el numero HBL que proporciona la agencia al momento del envio.
Como Rastrear tu Paquete
Paso a Paso
1
Obtener tu numero HBLEl HBL (House Bill of Lading) es un codigo unico asignado a tu paquete. Lo proporciona la agencia donde realizaste el envio. Ejemplo: MAR-10007201.
2
Ingresar el HBL en el buscadorEscribe o pega el numero HBL completo en el campo de busqueda. El sistema busca automaticamente al escribir.
3
Ver el resultadoSi el paquete existe, veras una tarjeta con toda la informacion: nombre del destinatario, peso, descripcion, y el timeline visual con el estado actual resaltado.
Entendiendo el Timeline
El timeline muestra 9 circulos conectados, cada uno representando un estado. Los estados completados aparecen en color verde, el estado actual en amarillo/ambar, y los pendientes en gris. Si tu paquete tiene estado "Faltante Origen", aparece un indicador rojo especial.
Que significa cada estado para ti
Salida USA / Transitaria / Aduana: Tu paquete esta en camino a Cuba. Ten paciencia, el proceso internacional puede tomar varios dias.
Pendiente Recepcion / Recepcion Cuba: Tu paquete ya esta en Cuba. Esta siendo procesado en el almacen principal.
Transito: Tu paquete salio del almacen y esta en camino a tu zona. Pronto lo tendran disponible para entrega.
Recepcion CD / Territorio: Tu paquete ya esta en la zona de entrega. El encargado se comunicara contigo para coordinar.
Entregado: Tu paquete fue entregado exitosamente.
Preguntas Frecuentes — Buscador
No encuentro mi paquete al buscar el HBL, que hago?▼
Verifica que estas escribiendo el HBL exactamente como te lo dio la agencia (incluyendo guiones y letras en mayuscula). Si el paquete aun no fue registrado en el sistema, no aparecera — contacta a tu agencia para confirmar que ya fue ingresado. Ten en cuenta que los paquetes se registran cuando la agencia los entrega al sistema logistico.
Mi paquete dice "Faltante Origen", que significa?▼
Significa que tu paquete fue registrado en la guia de envio pero no se encontro fisicamente cuando la carga llego a Cuba. Esto puede deberse a un error de registro, retraso en el envio, o que el paquete se perdio en transito. Se ha abierto una investigacion automatica. Contacta a tu agencia para obtener mas informacion sobre tu caso especifico.
Cada cuanto se actualiza el estado?▼
El estado se actualiza en tiempo real cada vez que un operador del sistema registra una accion sobre tu paquete (recepcion, despacho, entrega). No hay un horario fijo — depende del avance logistico real. Puedes consultar tantas veces como quieras.
Necesito una cuenta para rastrear mi paquete?▼
No. El buscador publico es completamente abierto. Solo necesitas el numero HBL. No se requiere registro, login ni datos personales.
PORTAL DE AGENCIAS
El portal de agencias permite a cada agencia registrada monitorear sus envios en el sistema. La agencia solo ve sus propias guias y paquetes — no tiene acceso a informacion de otras agencias ni a funciones operativas.
Funcionalidades Disponibles
📋
Dashboard
Vista general con estadisticas de tu agencia: total de paquetes activos, cuantos estan en cada estado (en transito, recibidos en Cuba, en CD, en territorio, entregados). Te da un panorama rapido de como van tus envios.
📚
Mis Guias
Lista completa de las guias de envio de tu agencia ordenadas por fecha. Cada guia muestra: numero, fecha de creacion, cantidad de paquetes, peso total y estado general. Al acceder al detalle de una guia puedes ver la lista de todos sus paquetes con el estado individual de cada uno.
📦
Mis Paquetes
Listado de todos los paquetes de tu agencia con filtros avanzados: buscar por HBL, filtrar por estado, por guia, por provincia de destino. Al acceder al detalle de un paquete ves el timeline completo con cada evento registrado: cambios de estado, recepciones, despachos, entregas y notas del sistema.
Seguridad y Privacidad
Datos aislados por agencia: El sistema aplica politicas de seguridad a nivel de base de datos (Row Level Security). Esto garantiza que cada agencia solo puede acceder a sus propios datos, sin importar lo que intente consultar. No existe forma de ver guias o paquetes de otra agencia.
Preguntas Frecuentes — Agencias
Como obtengo acceso al portal de agencias?▼
El acceso lo gestiona el administrador del sistema. Contacta al equipo de Bee Solutions para solicitar el registro de tu agencia. Una vez registrada, recibiras credenciales de acceso (email y contrasena) para iniciar sesion en el portal.
Puedo crear o editar paquetes desde el portal?▼
No. El portal de agencias es de solo consulta. La creacion, importacion y edicion de paquetes se realiza desde el modulo de Administrador. El portal te permite monitorear el estado y avance de tus envios en tiempo real.
Un paquete tiene incidencia, que puedo hacer?▼
Puedes ver la incidencia desde el detalle del paquete. Para solicitar accion o dar seguimiento, contacta directamente al administrador del sistema. Las incidencias se gestionan desde el panel de administracion.
Puedo ver la foto de entrega de un paquete?▼
Actualmente la foto de entrega se registra en el sistema pero la visualizacion desde el portal de agencias esta en desarrollo. Contacta al administrador si necesitas confirmacion de una entrega especifica.
Inicio / Centro de Distribucion
CENTRO DE DISTRIBUCION
El modulo del CD es la herramienta del operador para gestionar la recepcion de paquetes, mantener el inventario del centro, crear despachos hacia territorios y resolver cualquier conflicto que surja en el proceso.
1. Dashboard
Al ingresar, el dashboard muestra estadisticas en tiempo real de tu centro de distribucion: total de paquetes en inventario, recepciones pendientes de confirmar, despachos abiertos en borrador, y paquetes despachados hoy. Es tu vista rapida para saber que necesita atencion.
2. Recepciones por Tramo
Cuando llega un despacho a tu CD, necesitas confirmar que paquetes efectivamente recibiste. El sistema muestra los tramos pendientes de recepcion (despachos cuyo destino es tu CD).
Flujo Completo: Recibir un Tramo
1
Ir a RecepcionesVeras la lista de tramos pendientes con informacion del despacho: origen, fecha, cantidad de paquetes esperados.
2
Seleccionar el TramoAccede al tramo para ver la lista completa de paquetes que deberian haber llegado segun el manifiesto.
3
Marcar Paquetes RecibidosTienes tres modos para hacerlo (ver detalles abajo). Marca los paquetes que fisicamente tienes en mano.
4
Confirmar RecepcionAl presionar "Confirmar", el sistema detecta si hay faltantes (paquetes del manifiesto no marcados) o extras (paquetes marcados que no estaban en el manifiesto). Si no hay conflictos, la recepcion se confirma directamente.
5
Resolver Conflictos (si los hay)El sistema te presenta la pantalla de resolucion con los faltantes y extras para que decidas que hacer con cada uno (ver opciones abajo).
6
FinalizacionLos paquetes confirmados pasan a estado "Recepcion CD" y quedan en tu inventario. Los faltantes se resuelven segun la opcion elegida. La recepcion queda cerrada con registro completo.
3 Modos de Seleccion de Paquetes
Lista con buscador: Ves la lista completa de paquetes del tramo. Usa el buscador para filtrar por HBL, nombre del destinatario, o cualquier dato. Marca las casillas de los paquetes recibidos. Ideal para recepciones pequenas o cuando necesitas verificar datos.
Escaner de codigo de barras: Escanea el codigo del paquete y se marca automaticamente como recibido en la lista. Ideal para la version APK con escaner nativo del telefono. Rapido y sin errores manuales.
Carga de archivo Excel: Sube un archivo .xlsx, .xls o .csv con los HBLs de los paquetes recibidos. El sistema cruza automaticamente los HBLs del archivo con el manifiesto del tramo y marca los encontrados. Los HBLs del archivo que no estan en el manifiesto se detectan como extras. Ideal para recepciones masivas.
Resolucion de Faltantes
Pendiente proximo despacho: Crees que el paquete vendra en el siguiente envio. Se marca internamente para seguimiento. No se abre incidencia.
Reportar incidencia: Abres una incidencia formal de tipo "no recibido en destino". Queda registrada con fecha, despacho y tramo. Se puede dar seguimiento hasta su resolucion.
Confirmar manualmente: El paquete si esta fisicamente aqui pero no se escaneo o marco. Se confirma su recepcion de forma manual.
Marcar todos como pendiente: Accion masiva para marcar todos los faltantes como "pendiente proximo despacho" de una vez.
Resolucion de Extras
Registrar recepcion: El sistema busca el paquete por HBL en toda la base de datos. Si lo encuentra, registra su recepcion en tu CD y actualiza su estado y ubicacion.
Reportar incidencia: Si el paquete no existe en el sistema o es desconocido, se abre una incidencia de tipo "recibida fuera de despacho" para investigacion.
3. Inventario
El inventario muestra todos los paquetes que actualmente estan fisicamente en tu CD (estado "Recepcion CD" con ubicacion actual en tu centro). Desde aqui puedes buscar paquetes por HBL, filtrar por provincia de destino, y seleccionar paquetes para incluirlos en un nuevo despacho.
4. Despachos desde el CD
Cuando tienes paquetes en inventario listos para enviar a su destino final, creas un despacho.
Flujo: Crear Despacho desde CD
1
Ir a Despachos → NuevoSe crea un despacho en borrador con tu CD como origen.
2
Definir destinos (tramos)Agrega uno o mas tramos. Cada tramo tiene un destino: puede ser un territorio (entrega final) u otro CD aliado (redistribucion).
3
Asignar paquetesSelecciona de tu inventario cuales paquetes van en cada tramo. Puedes filtrar por provincia/municipio para agrupar eficientemente.
4
VerificarRevisa el despacho: lista de paquetes por tramo, pesos totales, cantidades. Escanea si quieres verificar fisicamente.
5
Cerrar despachoAl cerrar, los paquetes pasan a "Transito" y salen de tu inventario. El destino vera el tramo como pendiente de recepcion.
5. Incidencias
Puedes crear incidencias manualmente para reportar cualquier problema detectado en la operacion del CD. Tambien puedes ver y dar seguimiento a incidencias existentes, agregar notas, y cambiar su estado. Los tipos mas comunes desde el CD son: faltante en recepcion, sobrante en recepcion, problema fisico (paquete danado) y no escaneado en despacho.
Preguntas Frecuentes — CD
Puedo recibir paquetes que no estaban en ningun despacho?▼
Si, a traves del mecanismo de "extras" en la recepcion. Cuando marcas un paquete como recibido y no esta en el manifiesto del tramo, aparece como extra. Puedes registrar su recepcion si existe en el sistema (se busca por HBL) o reportar una incidencia si es desconocido.
Que pasa si despacho un paquete al territorio equivocado?▼
Una vez cerrado el despacho no se puede modificar. El territorio destino recibira el paquete y al confirmar la recepcion, aparecera en su inventario. La solucion es: el territorio puede crear un despacho de vuelta al CD, o reportar una incidencia. El administrador puede tambien intervenir para reasignar el paquete.
Solo veo los paquetes de mi CD?▼
Si. El sistema aplica seguridad por ubicacion: solo ves los paquetes cuya ubicacion actual es tu CD, y solo ves los despachos y tramos relacionados con tu centro. No tienes acceso a datos de otros CDs ni territorios.
Puedo subir un Excel con paquetes de multiples tramos?▼
La carga de Excel se hace por tramo individual. El sistema cruza los HBLs del archivo con los paquetes del tramo especifico que estas recibiendo. Si el archivo tiene HBLs de otros tramos, se detectaran como extras.
MODULO TERRITORIO
El modulo de territorio es la herramienta del encargado de la ultima milla: recibir paquetes desde el CD, mantener el inventario local, entregar al destinatario final con evidencia fotografica, y reportar cualquier problema.
1. Dashboard
Tu dashboard muestra: paquetes actualmente en tu territorio, recepciones pendientes de confirmar, entregas pendientes (paquetes listos para entregar), y cuantos entregaste hoy. Te da una vision rapida de tu carga de trabajo del dia.
2. Recepciones
Cuando el CD despacha paquetes hacia tu territorio, te aparece un tramo pendiente de recepcion. El proceso es identico al del CD:
Flujo: Recibir Paquetes del CD
1
Ir a RecepcionesVes los tramos pendientes con la cantidad de paquetes esperados y datos del despacho.
2
Abrir el tramo y marcar recibidosUsa cualquiera de los 3 modos: lista con buscador para filtrar y marcar, escaner para escanear los codigos, o Excel para subir un archivo con los HBLs.
3
Confirmar y resolver conflictosIgual que en el CD: si hay faltantes, decides entre pendiente proximo despacho, reportar incidencia o confirmar manual. Si hay extras, registras recepcion o reportas.
4
Paquetes en inventarioLos paquetes confirmados pasan a estado "Territorio" y aparecen en tu inventario y en la lista de entregas pendientes.
Los 3 modos de seleccion funcionan igual que en el CD: lista con buscador (filtras por HBL o nombre), escaner de barras (ideal desde el telefono), y carga Excel (para recepciones masivas). Los detalles de cada modo estan en la seccion del Centro de Distribucion.
3. Inventario
Tu inventario muestra todos los paquetes que estan fisicamente en tu territorio y aun no han sido entregados. Puedes buscar por HBL o nombre del destinatario, y ver los datos de contacto para coordinar entregas.
4. Entregas
La entrega es el paso final del proceso logistico. Aqui confirmas que el paquete fue entregado al destinatario con evidencia fotografica.
Flujo: Confirmar una Entrega
1
Ir a EntregasVes la lista de paquetes pendientes de entrega en tu territorio, con nombre del destinatario, provincia, municipio, peso y descripcion.
2
Seleccionar el paqueteToca el paquete que vas a entregar. Se abre la pantalla de confirmacion con los datos completos del destinatario y paquete.
3
Tomar foto de evidenciaToma una foto del momento de la entrega: el paquete, el destinatario recibiendolo, o un comprobante visual. Esta foto queda almacenada permanentemente como evidencia.
4
Registrar datos del receptorIngresa el nombre de la persona que recibio el paquete (puede ser el destinatario u otra persona autorizada). Opcionalmente agrega notas.
5
ConfirmarEl paquete pasa a estado "Entregado" con toda la evidencia registrada: foto, nombre del receptor, fecha, hora y tu usuario. El paquete sale de tu inventario de pendientes.
La foto es obligatoria para confirmar la entrega. Esto protege tanto al destinatario como al encargado de territorio, ya que queda evidencia visual del momento de la entrega. La foto se almacena de forma segura en el sistema.
5. Incidencias
Puedes crear y dar seguimiento a incidencias desde tu territorio. Los tipos mas comunes que reportaras son:
Tipos de incidencia desde territorio
No recibido en destino: Un paquete que deberia haber llegado en el despacho pero no lo recibiste. Se genera automaticamente si marcas "Reportar incidencia" en la resolucion de faltantes.
Entrega fallida: Fuiste a entregar pero no pudiste: destinatario ausente, direccion incorrecta, rechazo del paquete, zona inaccesible.
Problema fisico: El paquete llego danado, abierto, mojado o en mal estado. Documenta con descripcion detallada.
Faltante territorio: Un paquete que estaba en tu inventario pero no lo encuentras fisicamente.
Recibida fuera de despacho: Recibiste un paquete que no estaba previsto en ningun despacho a tu territorio.
Flujo: Reportar una Incidencia
1
Ir a Incidencias → NuevaSelecciona el paquete afectado buscando por HBL o nombre del destinatario.
2
Seleccionar tipoElige el tipo de incidencia que mejor describe el problema.
3
Describir el problemaAgrega una descripcion detallada de lo que sucedio. Mientras mas informacion, mejor para la resolucion.
4
CrearLa incidencia queda registrada y visible para el administrador, quien puede asignarla, investigar y resolverla. Puedes agregar notas de seguimiento en cualquier momento.
Preguntas Frecuentes — Territorio
La foto de entrega es obligatoria?▼
Si. No se puede confirmar una entrega sin subir una foto. Esto es una politica del sistema para proteger a todas las partes: el destinatario tiene evidencia de que le entregaron, tu tienes evidencia de que entregaste, y la empresa tiene registro visual de cada entrega.
Que hago si el destinatario no esta en la direccion?▼
Reporta una incidencia de tipo "Entrega fallida" describiendo la situacion (destinatario ausente, direccion incorrecta, etc.). El paquete permanece en tu inventario. El administrador puede intentar contactar al destinatario o reasignar la entrega. Puedes agregar notas de seguimiento cada vez que intentes una nueva entrega.
Puedo entregar a otra persona que no sea el destinatario?▼
Si. Al confirmar la entrega, ingresas el nombre de quien recibe fisicamente el paquete. Puede ser un familiar, vecino u otra persona autorizada. Lo importante es que quede registrado quien lo recibio junto con la foto de evidencia.
Como funciona el modo escaner para recepciones?▼
En la pantalla de recepcion, selecciona el modo "Escaner". Se activa la camara de tu dispositivo para leer codigos de barras. Cuando escaneas un paquete, el sistema lo busca en el manifiesto del tramo y lo marca automaticamente como recibido. Si el codigo no corresponde a ningun paquete del tramo, se agrega como "extra" para resolucion posterior. Este modo es especialmente util desde la aplicacion movil.
Puedo ver paquetes de otros territorios?▼
No. La seguridad del sistema esta configurada para que cada encargado de territorio solo vea los paquetes, recepciones e incidencias de su propia ubicacion. Esto aplica a nivel de base de datos, no solo a nivel visual.